Vorlagen

Was in die Dokumente des Alltags gehört

Rechnung, Angebot, Stundenzettel, Mahnung: keine Download-Köder, sondern die Liste, was hineingehört – und was im Alltag am häufigsten fehlt.

Rechnung

Rechnung: die Pflichtangaben im Überblick

Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, taugt nicht als Grundlage für den Vorsteuerabzug. Dann kommt sie zurück – im schlimmsten Fall Jahre später bei einer Prüfung.

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Angebot

Angebot: Aufbau und die Punkte, die Streit vermeiden

Wer nur einen Preis nennt, bekommt eine Ja-oder-Nein-Frage. Ein gutes Angebot grenzt ab, was nicht enthalten ist – genau das vermeidet die spätere Diskussion.

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Lieferschein

Lieferschein: Nachweis, was geliefert wurde

Der Lieferschein liefert das Leistungsdatum für die Rechnung – und den Beweis, dass die Ware angekommen ist. Ein Lieferschein ohne zugehörige Rechnung zeigt verschenktes Geld.

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Mahnung

Mahnung: Aufbau, Zinsen und Pauschale

Eine Mahnung ist rechtlich nicht nötig, um Verzug auszulösen. Gemahnt wird, weil es wirkt – und dann sollte es korrekt sein.

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Stundenzettel

Stundenzettel: Nachweis und Pflicht in einem

Beginn, Ende und Dauer müssen erfasst werden, nicht nur die Tagessumme. Abends aus dem Gedächtnis ausgefüllt, ist ein Zettel keine Erfassung, sondern eine Schätzung.

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Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigung: die vier Punkte, über die gestritten wird

Fast jeder Streit lässt sich auf einen Satz zurückführ, den niemand aufgeschrieben hat. Die Auftragsbestätigung schreibt fest, was gilt.

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Übergabeprotokoll

Übergabeprotokoll: der wichtigste Termin wird dokumentiert

Mit der Abnahme wird die Vergütung fällig, die Beweislast kehrt sich um, und die Gewährleistungsfrist beginnt. Was dabei festgehalten wird, entscheidet später.

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Kassenbuch

Kassenbuch: der tägliche Abschluss, der Prüfungen übersteht

Ein Kassenbestand kann nie negativ sein. Zeigt das Buch einen Minusbestand, wurde nicht täglich geführt – und das sieht ein Prüfer sofort.

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Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag: was nachgewiesen werden muss

Das Nachweisgesetz verlangt eine umfangreiche Liste wesentlicher Bedingungen – und Teile davon schon am ersten Arbeitstag.

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Gutschrift / Storno

Rechnungskorrektur: aufheben, nicht löschen

Ein Dokument mit der Überschrift „Gutschrift", das eine Steuer ausweist, kann als Abrechnung über eine eigene Leistung gelten – dann schuldet der Aussteller die Steuer.

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Bewirtungsbeleg

Bewirtungsbeleg: der Beleg allein genügt nicht

Nach drei Wochen weiß niemand mehr, wer dabei war. Ein Bewirtungsbeleg ohne Teilnehmer und Anlass ist steuerlich wertlos.

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Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung: der Aufbau, der beim Finanzamt hält

Die meisten Abrechnungen sind an einer Stelle falsch: bei der Kürzung der Verpflegungspauschale für gestellte Mahlzeiten.

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Kostenvoranschlag

Kostenvoranschlag: eine Schätzung mit Grenzen

Ein Kostenvoranschlag ist nicht verbindlich wie ein Festpreis, aber auch nicht beliebig. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, muss der Kunde informiert werden.

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Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnung: der erbrachte Teil wird abgerechnet

Abgerechnet wird die tatsächlich erbrachte Leistung, nicht ein frei gewählter Prozentsatz. Grundlage ist in der Regel ein Aufmaß oder eine prüfbare Aufstellung.

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Nachtrag

Nachtrag: erst anmelden, dann bauen

Wer zuerst baut und später abrechnet, trägt die Beweislast dafür, dass die Leistung angeordnet war – und verliert sie häufig.

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Kündigung

Kündigung: Schriftform und Zugang entscheiden

Jede Kündigung braucht Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. E-Mail, Fax und Textnachricht sind unwirksam.

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Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise: was die Informationspflicht verlangt

Die DSGVO verlangt, dass Betroffene wissen, was mit ihren Daten geschieht. Eine Mustervorlage hilft nur, wenn sie an den eigenen Betrieb angepasst wird.

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Inventurliste

Inventurliste: die prüfbare Grundlage der Bewertung

Die Aufzeichnungen sind Teil der Buchführung, nicht eine interne Notiz. Differenzen werden gebucht, nicht überschrieben.

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Wartungsvertrag

Wartungsvertrag: Auslastung für die ruhigen Monate

Der häufigste Streitpunkt ist die Abgrenzung von Wartung und Reparatur. Sie gehört ausdrücklich in den Vertrag.

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Bestellung

Bestellung: die Grundlage der Rechnungsprüfung

Ohne den vereinbarten Preis lässt sich die Eingangsrechnung nicht prüfen – und dann wird bezahlt, was berechnet wird.

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Gelangensbestätigung

Gelangensbestätigung: der Nachweis, an dem Prüfungen enden

Die Lieferung war echt, der Nachweis fehlt, die Steuer wird nachgefordert – beim Lieferanten, nicht beim Kunden. Deshalb wird die Bestätigung eingefordert, bevor die Rechnung bezahlt ist.

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Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation: beschreibt, wie Belege laufen

Eine gekaufte Mustervorlage, in der Abläufe stehen, die im Betrieb niemand so macht, ist bei einer Prüfung schlechter als keine Dokumentation.

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