Das gehört hinein
- allgemeine Beschreibung des Betriebs und der Systeme
- wie Ausgangsrechnungen entstehen und festgeschrieben werden
- wie Eingangsrechnungen ankommen, geprüft und abgelegt werden
- wie Papier gescannt und behandelt wird
- wer welche Rechte hat, wie Änderungen protokolliert werden
- wie gesichert wird und wie lange welche Daten bleiben
Was oft fehlt
- Die Dokumentation beschreibt Abläufe, die im Betrieb anders laufen.
- Beim Einscannen fehlt die Grundlage, die Originale zu vernichten.
- Die Dokumentation ist nicht versioniert.
Realistisch für einen kleinen Betrieb
Zehn bis zwanzig Seiten genügen, wenn sie die Wirklichkeit beschreiben. Nützlich ist, sie beim Softwarewechsel zu schreiben, wenn die Abläufe ohnehin Thema sind. Und sie gehört versioniert – mit Datum und dem Hinweis, von wann bis wann welche Fassung galt.
Häufige Fragen
Brauche ich das wirklich?
Bei einer Prüfung wird sie als Erstes verlangt. Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit sind GoBD-Anforderungen – die Dokumentation beschreibt, wie der Betrieb sie erfüllt.
In ModulHero entsteht das automatisch
Statt eine leere Vorlage auszufüllen, entsteht das Dokument aus den Daten, die ohnehin im System stehen – mit allen Pflichtangaben und ohne Rechenfehler.