Das gehört hinein
- vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- der Steuersatz und der Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
- im Voraus vereinbarte Minderungen wie Rabatte
Was oft fehlt
- Der Leistungszeitpunkt fehlt – auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht, muss er genannt werden.
- Bei Steuerbefreiung fehlt der Hinweis, warum keine Steuer ausgewiesen ist.
- Die Leistung ist zu vage beschrieben – „erbrachte Arbeiten" genügt nicht.
- Bei gemischten Steuersätzen wird die Summe nicht je Satz ausgewiesen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bleibt der Bruttobetrag bei 250 Euro oder darunter, genügen weniger Angaben: Aussteller, Datum, Leistung und Bruttobetrag mit Steuersatz. Empfänger, fortlaufende Nummer und getrennter Steuerbetrag dürfen entfallen. Die Vereinfachung gilt aber nicht bei Reverse Charge und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Elektronisch oder auf Papier
Für Rechnungen zwischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung schrittweise Pflicht. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz – XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2. Wer heute ein PDF verschickt, erfüllt die kommende Pflicht nicht.
Häufige Fragen
Muss der Leistungszeitpunkt immer drauf?
Ja, mindestens der Kalendermonat. Fallen Leistung und Rechnung auf denselben Tag, genügt der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".
In ModulHero entsteht das automatisch
Statt eine leere Vorlage auszufüllen, entsteht das Dokument aus den Daten, die ohnehin im System stehen – mit allen Pflichtangaben und ohne Rechenfehler.