Fortlaufend heißt nicht lückenlos nummeriert
Das Gesetz verlangt eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer. Es verlangt nicht, dass sie bei 1 beginnt oder ohne Lücke weiterläuft. Zahlenkombinationen mit Jahr, Monat, Filiale oder Kostenstelle sind erlaubt, mehrere Nummernkreise nebeneinander ebenfalls – etwa je Betriebsstätte oder je Belegart.
Entscheidend ist, dass keine Nummer zweimal auftaucht und dass sich eine Lücke erklären lässt. Eine Lücke ist kein Vergehen, aber bei einer Prüfung eine Frage. Wer Entwürfe zählt, statt erst bei der Festschreibung eine Nummer zu ziehen, sammelt Lücken ohne Not.
Was ein guter Aufbau leistet
Eine Nummer wie „2026-04-0137" sagt Jahr, Monat und Zähler. Sie ist lesbar am Telefon, sortiert sich von selbst und bleibt eindeutig. Davon abzuraten ist nur von Nummern, die allein aus einem Datum bestehen: Zwei Rechnungen am selben Tag kollidieren, und genau das ist der Fehler, der den Vorsteuerabzug kostet.
Wichtig ist zudem, die Nummer erst zu vergeben, wenn der Beleg festgeschrieben wird. Ein Entwurf darf sich ändern, eine Rechnung mit Nummer nicht mehr.