Reisekosten sind kleine Beträge mit viel Regelwerk: Pauschalen je Abwesenheitsdauer, Dreimonatsfrist, Kürzung bei gestellter Mahlzeit. ModulHero rechnet das aus, während der Mitarbeiter nur den Beleg fotografiert.
Foto vom Handy, die lokale KI liest Händler, Datum, Betrag und Steuersatz aus. Der Mitarbeiter wählt nur noch Zweck und Projekt.
Verpflegungspauschale nach Abwesenheitsdauer im Inland und Ausland, Kürzung bei gestellter Mahlzeit, Übernachtungspauschale, Kilometergeld und Dreimonatsfrist bei längerer Tätigkeit am selben Ort.
Reisekostenabrechnung je Reise, Freigabe durch die Führungskraft, Erstattung über den Lohn oder als Zahlung – mit Buchung auf das richtige Konto.
Spesen und Auslagen landen am Projekt, am Kunden oder an der Kostenstelle – und damit in der Nachkalkulation, wenn sie weiterbelastet werden.
Alle Module arbeiten zusammen – Kunden, Projekte und Mitarbeiter gibt es nur einmal.
Projektakte mit Aufgaben, Team, Bautagebuch und Nachkalkulation.
HU-/Wartungsfristen, Fahrtenbuch, Kosten je Fahrzeug, Dienstwagen mit 1 %-Regel und Überlassungsvertrag.
Ordnerstruktur, Pläne, Fotos, Verträge – Scan-Stapel trennt, benennt und sortiert die lokale KI automatisch.
Beleg fotografieren, Spesenantrag am Handy, Freigabe durch Vorgesetzte oder Buchhaltung, Buchung in der FiBu und Erstattung mit dem Lohn.
SKR03/04, automatische Buchungen, Bankabgleich, Belegeingang mit KI, BWA, UStVA, Anlagen, DATEV-Export.
Lohn-Vorerfassung aus Zeiten & Abwesenheiten, Dienstwagen 1 %/0,5 %/0,25 %, DATEV-Export, Abrechnungsarchiv für Mitarbeiter.
Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 €, bei mehr als 24 Stunden 28 €, ebenso 14 € für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen (§ 9 Abs. 4a EStG). Wird eine Mahlzeit gestellt, ist zu kürzen: 20 % für Frühstück, je 40 % für Mittag- und Abendessen.
Die Sätze je Land werden jährlich vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben und sind in ModulHero hinterlegt; sie werden zu jedem Jahreswechsel aktualisiert.
Bei verfahrensdokumentiertem ersetzendem Scannen nach GoBD genügt grundsätzlich das digitale Abbild. Der Beleg bleibt dabei unveränderbar mit der Abrechnung verknüpft.
Keine Kreditkarte, monatlich kündbar, in Minuten eingerichtet.
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