Dokumentenmanagement scheitert nicht an der Suche, sondern am Einsortieren. ModulHero nimmt dir das ab: Du wirfst das Dokument ein, eine lokale KI liest es, erkennt Art und Partner und hängt es an die richtige Akte. Ohne dass ein Byte den Server verlässt.
Per Mail an die Firmenadresse, als Foto vom Handy oder per Datei. Die lokale KI erkennt Art, Partner, Datum und Betrag und schlägt die Zuordnung vor – du bestätigst mit einem Klick.
Jedes Dokument hängt an Kunde, Projekt, Fahrzeug, Mitarbeiter oder Beleg. Du findest es dort, wo du es brauchst – und siehst in einer Akte alles auf einmal.
Volltextsuche auch in gescannten PDF, nach Partner, Zeitraum und Art. Damit findest du den Nachweis in Sekunden statt im Archivregal.
Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Vorwarnung; steuerlich relevante Belege unveränderbar mit Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO – acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.
Alle Module arbeiten zusammen – Kunden, Projekte und Mitarbeiter gibt es nur einmal.
Ordnerstruktur, Pläne, Fotos, Verträge – Scan-Stapel trennt, benennt und sortiert die lokale KI automatisch.
Versicherungen, Leasing, Miete, Telefon & Software: Kündigungsstichtag mit Ampel und Erinnerung, Kosten je Monat und Art, Kündigungsschreiben als PDF.
Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO mit Vorlagen und PDF, AV-Verträge, Betroffenenanfragen mit Monatsfrist und Datenpannen mit 72-Stunden-Frist.
Eigene & geteilte Postfächer (IMAP/SMTP) im System – Mails automatisch beim Kunden.
SKR03/04, automatische Buchungen, Bankabgleich, Belegeingang mit KI, BWA, UStVA, Anlagen, DATEV-Export.
Nein. Die Auswertung läuft als lokales Sprachmodell auf demselben Server wie deine Daten. Es gibt keine Übergabe an OpenAI, Google, Microsoft oder einen anderen externen Anbieter.
Nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Inventare und acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist.
Bei ersetzendem Scannen nach GoBD grundsätzlich ja, wenn der Ablauf verfahrensdokumentiert ist und das Abbild bildlich mit dem Original übereinstimmt. Urkunden mit Formerfordernis, etwa notarielle Verträge, bleiben im Original.
Keine Kreditkarte, monatlich kündbar, in Minuten eingerichtet.
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