Vollständige Personalunterlagen fallen erst auf, wenn sie fehlen: bei einer Prüfung, einem Unfall oder einem Rechtsstreit. ModulHero führt je Mitarbeiter eine Akte mit Vertrag, Nachweisen, Qualifikationen und Fristen – und sagt, was noch fehlt.
Stammdaten, Vertrag, Lohndaten, Bankverbindung, Qualifikationen, Nachweise, Ausrüstung und Dokumente – mit Rechten, die genau festlegen, wer was sieht.
Probezeit, Befristung, Kündigungsfrist, Gehaltsanpassung und Jubiläum mit Vorwarnung als Aufgabe. Verträge und Nachweise entstehen aus Vorlagen mit den Daten der Akte.
Führerschein, Sachkundenachweis, Erste Hilfe, Fahrerlaubnis für Flurförderzeuge und jährliche Sicherheitsunterweisung mit Ablaufdatum und Erinnerung – wichtig für Arbeitsschutz und Haftung.
Checkliste beim Eintritt bis zur Zugangsvergabe und Ausrüstung, beim Austritt bis zu Rückgabe, Urlaubsabgeltung, Zeugnis und Sperrung des Zugangs.
Alle Module arbeiten zusammen – Kunden, Projekte und Mitarbeiter gibt es nur einmal.
Live-Stempeluhr, Projektzeiten, Freigabe und Abrechnung auf Rechnung.
Ordnerstruktur, Pläne, Fotos, Verträge – Scan-Stapel trennt, benennt und sortiert die lokale KI automatisch.
Unterweisungen mit Unterschrift am Handy und Nachweis-PDF, Fälligkeit je Mitarbeiter mit Ampel, Gefährdungsbeurteilungen nach dem STOP-Prinzip – mit Vorlagen.
Verträge aus geprüften Vorlagen: unbefristet, befristet, Minijob – mit Mindestlohn-, Befristungs- und Urlaubsprüfung, PDF und Personalakte.
Anträge per App, Freigabe durch HR, AU-Upload, Urlaubskonten, Feiertage je Bundesland, Team-Kalender.
Lohn-Vorerfassung aus Zeiten & Abwesenheiten, Dienstwagen 1 %/0,5 %/0,25 %, DATEV-Export, Abrechnungsarchiv für Mitarbeiter.
Nur Rollen, denen du es erlaubst – üblicherweise Personalstelle und Geschäftsführung. Führungskräfte sehen eine eingeschränkte Sicht ohne Lohndaten. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Ja. Eine gesetzliche Formvorschrift für die Personalakte gibt es nicht. Beachten musst du die Schriftformerfordernisse für einzelne Dokumente, etwa bei Kündigungen nach § 623 BGB, und die Löschfristen nach DSGVO.
Er sieht seine eigenen Unterlagen: Vertrag, Abrechnungen, Nachweise, Urlaubskonto und Stunden. Interne Notizen und Beurteilungen sind davon getrennt.
Keine Kreditkarte, monatlich kündbar, in Minuten eingerichtet.
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