Ein PDF im Mailanhang ist keine E-Rechnung. Vorgeschrieben ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten. ModulHero erzeugt und liest beides.
Echte Bildschirmansicht aus einer Demo-Firma
XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem Datensatz, jeweils nach EN 16931 – mit Leitweg-Identifikationsnummer für öffentliche Auftraggeber.
Eine eingehende XRechnung wird eingelesen, als lesbare Rechnung angezeigt und als Eingangsbeleg mit Lieferant, Betrag und Steuersatz übernommen – statt im Postfach zu liegen.
Fehlende Pflichtfelder, ein falscher Steuerschlüssel oder eine unplausible Summe fallen vor dem Versand auf, nicht beim Empfänger – sonst wird die Rechnung abgelehnt und die Zahlung verschiebt sich.
Der strukturierte Datensatz wird mit der Rechnung unveränderbar aufbewahrt, nicht nur das Sichtbild – so wie es die GoBD für das maßgebliche Format verlangen.
Alle Module arbeiten zusammen – Kunden, Projekte und Mitarbeiter gibt es nur einmal.
Kalkulation mit Artikelkatalog, Alternativpositionen, Auftragsbestätigung per Klick.
Abschlags- & Schlussrechnungen, XRechnung 3.0, Storno, Zahlungen, Mahnstufen.
Bestellungen, Wareneingang, Eingangsrechnungen, Bestellvorschläge.
Ordnerstruktur, Pläne, Fotos, Verträge – Scan-Stapel trennt, benennt und sortiert die lokale KI automatisch.
SKR03/04, automatische Buchungen, Bankabgleich, Belegeingang mit KI, BWA, UStVA, Anlagen, DATEV-Export.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: 2025 und 2026 ist eine Papier- oder PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig, 2027 nur noch für Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 gilt die Pflicht vollständig.
Nein. Ein reines PDF ist nach der Neufassung von § 14 UStG eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die Norm EN 16931 erfüllt.
Für Rechnungen bis 250 € und für Fahrausweise gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht; sie dürfen weiter als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden. Freiwillig geht die E-Rechnung natürlich auch dort.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber ebenfalls.
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