Die Grundsätze in sechs Wörtern
Nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar – das sind die Anforderungen, auf die sich alles zurückführen lässt. Praktisch heißt das: Jeder Geschäftsvorfall ist mit Beleg nachweisbar, Änderungen sind erkennbar, nichts verschwindet, und zwischen Vorfall und Aufzeichnung liegen nicht Monate.
- Belege zeitnah erfassen – bare Vorgänge täglich, unbare in der Regel innerhalb von zehn Tagen
- festgeschriebene Belege nicht mehr ändern, Korrekturen nur als eigener Beleg
- die Verbindung vom Beleg zur Buchung und zurück muss durchgehend bestehen
- elektronische Belege elektronisch aufbewahren – der Ausdruck genügt nicht
- das Verfahren beschreiben (Verfahrensdokumentation)
- Datenzugriff für die Prüfung ermöglichen, einschließlich Export
Wo es in der Praxis scheitert
Die häufigsten Mängel sind nicht böse Absicht, sondern Gewohnheit: Rechnungen werden in einer Tabelle geführt, in der sich jede Zelle nachträglich ändern lässt. Eingangsrechnungen kommen per E-Mail und werden ausgedruckt, das Original gelöscht. Kassenbelege werden am Monatsende „nachgeschrieben".
Eine Software kann diese Anforderungen stützen, aber nicht ersetzen. Ohne Verfahrensdokumentation und ohne gelebte Ordnung hilft das beste Programm nicht – und mit einem Programm, das Löschen erlaubt, hilft auch die beste Ordnung nicht.
Häufige Fragen
Sind die GoBD ein Gesetz?
Nein, es ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie bindet die Finanzverwaltung, nicht die Gerichte – in der Praxis wird eine Prüfung aber genau daran gemessen.
Darf ich Papierbelege einscannen und wegwerfen?
Grundsätzlich ja, wenn das Einscannen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist gesichert bleibt. Bestimmte Papiere – etwa Zollbelege oder notarielle Urkunden – bleiben im Original.