Die zwei Fristen
Zehn Jahre gelten für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Abschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen. Kürzer – sechs Jahre – sind empfangene und abgesandte Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Für Rechnungen galt die Frist lange einheitlich zehn Jahre; sie ist Gegenstand von Gesetzesänderungen, deshalb den aktuellen Stand prüfen.
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus Februar 2026 ist bei zehn Jahren also bis Ende 2036 aufzubewahren.
Elektronisch heißt elektronisch
Eine Rechnung, die als Datei angekommen ist, muss als Datei bleiben – im Originalformat, lesbar und auswertbar. Der Ausdruck ersetzt sie nicht. Bei E-Rechnungen gehört der Datensatz dazu, nicht nur die Ansicht.
Praktisch wichtig ist der Softwarewechsel: Wer ein System abschaltet, muss die Daten weiter lesbar halten – als Export in einem beständigen Format oder durch Weiterbetrieb des Lesezugriffs. Das ist der Punkt, an dem viele Betriebe bei einem Wechsel stolpern.