Mehr als ein Ordnerbaum
Entscheidend sind vier Dinge: Dokumente sind über Merkmale findbar, nicht nur über ihren Ablageort. Jede Fassung bleibt erhalten. Änderungen und Zugriffe werden protokolliert. Und die Aufbewahrungsfrist je Dokumentart ist hinterlegt, damit nach Ablauf gelöscht wird – nicht früher und nicht nie.
Ein gemeinsames Laufwerk erfüllt keinen dieser vier Punkte. Es ist besser als Papierstapel, aber es ist keine ordnungsmäßige Ablage im Sinne der GoBD.
Revisionssicher heißt unveränderbar
Ein revisionssicher abgelegtes Dokument lässt sich nicht unbemerkt austauschen. Technisch wird das über Prüfsummen, Schreibschutz und Protokolle erreicht. Dazu gehört die Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente hineinkommen und was mit den Originalen passiert.
Beim Einscannen von Papier ist der Ablauf festzulegen: wer scannt, wie wird geprüft, wann wird das Papier vernichtet. Ohne diese Beschreibung ist das Vernichten der Originale riskant, auch wenn der Scan gut ist.