Was darin stehen muss
Die Dokumentation beschreibt den Weg eines Belegs von der Entstehung bis zur Vernichtung. Sie besteht üblicherweise aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation (wer tut was), einer technischen Beschreibung der eingesetzten Systeme und einer Betriebsdokumentation (Zugriffsrechte, Sicherungen, Änderungen).
- wie Ausgangsrechnungen entstehen und wann sie festgeschrieben werden
- wie Eingangsrechnungen ankommen, geprüft, freigegeben und abgelegt werden
- wie Papierbelege eingescannt und die Originale behandelt werden
- welche Systeme beteiligt sind und wie Daten zwischen ihnen laufen
- wer welche Rechte hat und wie Änderungen protokolliert werden
- wie gesichert wird und wie lange welche Daten bleiben
Realistisch für einen kleinen Betrieb
Zehn bis zwanzig Seiten genügen, wenn sie die Wirklichkeit beschreiben. Gefährlich ist eine gekaufte Mustervorlage, in der Abläufe stehen, die im Betrieb niemand so macht – bei einer Prüfung ist das schlechter als keine Dokumentation.
Nützlich ist, sie beim Softwarewechsel zu schreiben: Dann sind die Abläufe sowieso Thema. Und sie gehört versioniert – mit Datum und dem Hinweis, von wann bis wann welche Fassung galt.