Zwei Seiten, immer
Jeder Vorgang berührt mindestens zwei Konten – deshalb heißt es doppelte Buchführung. Geschrieben wird „Soll an Haben": zuerst das Konto, das belastet wird, dann das, das die Gegenbuchung aufnimmt. Die Summe beider Seiten ist immer gleich; stimmt sie nicht, fehlt eine Buchung.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Ausgangsrechnung über 1.190 Euro brutto lautet „Forderungen 1.190 an Erlöse 19 % 1.000 und Umsatzsteuer 190". Geht die Zahlung ein, folgt „Bank 1.190 an Forderungen 1.190". Die Forderung ist damit ausgeglichen.
Warum es den Betrieb interessiert
Auch wer die Buchhaltung dem Steuerberater überlässt, profitiert vom Verständnis: Die zwei Schritte erklären, warum ein Umsatz im Mai steht, obwohl das Geld im Juli kam, und warum eine Zahlung ohne zugeordnete Rechnung nirgends ankommt.
In einer Software entsteht der Buchungssatz meist automatisch aus dem Beleg. Wichtig ist nur, dass der Beleg richtig zugeordnet ist: Steuersatz, Konto, Datum. Was dort falsch steht, wird später teuer korrigiert.