Wofür es da ist
Das Erlöskonto zeigt, wie viel verkauft wurde. Es zeigt nicht, wer noch nicht gezahlt hat. Dafür gibt es je Kunde ein Debitorenkonto: Rechnung belastet, Zahlung entlastet, der Saldo ist die offene Forderung. Alle Salden zusammen ergeben die offene-Posten-Liste.
Die Debitorennummer ist die Brücke zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung. Deshalb sollte sie beim Kunden hinterlegt und nicht geändert werden – eine neue Nummer für denselben Kunden erzeugt doppelte Salden.
Zahlungen zuordnen
Eine Zahlung gehört auf die Rechnung, nicht nur auf den Kunden. Fehlt die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, hilft der Betrag; bei Sammelzahlungen braucht es einen Zahlungsavis vom Kunden. Nicht zuordenbare Zahlungen gehören auf ein Klärungskonto mit Wiedervorlage – nicht in die Ablage.
Für das Mahnwesen ist die Debitorenbuchhaltung die Grundlage. Gemahnt wird aus dem Saldo, und zwar erst nach dem Abgleich der Kontoauszüge. Die Reihenfolge ist entscheidend.