Wie der Abgleich läuft
Die Umsätze kommen als Datei oder über eine Bankschnittstelle ins System. Jede Buchung wird einer offenen Rechnung zugeordnet – über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, über den Betrag oder über den Zahler. Was eindeutig ist, wird maschinell vorgeschlagen; der Rest bleibt zur Klärung liegen.
Entscheidend ist, dass auch die nicht zuordenbaren Posten sichtbar bleiben. Ein Konto, das zu 95 Prozent abgeglichen ist und bei dem die übrigen 5 Prozent irgendwo liegen, ist nicht abgeglichen.
Sammelzahlungen und Abzüge
Zahlt ein Kunde sieben Rechnungen in einem Betrag, braucht es seine Zahlungsaufstellung. Ohne sie wird geraten, und am Monatsende stimmen weder offene Posten noch Mahnwesen. Es lohnt, den Avis anzufordern – das ist üblich und keine Zumutung.
Häufig wird mit Abzug gezahlt: Skonto, Einbehalt, gekürzte Position. Der Abzug gehört als eigene Buchung erfasst, nicht als Teilzahlung „stehen gelassen". Sonst taucht ein Restbetrag auf, den niemand mehr erklären kann.