Die Liste, die den Kontostand erklärt
Die offene-Posten-Liste beantwortet zwei Fragen: Wer schuldet uns was seit wann, und wem schulden wir was. Üblich ist die Staffelung nach Alter – nicht fällig, bis 30 Tage, bis 60, bis 90, darüber. Erst diese Staffel zeigt, ob ein Zahlungsproblem akut oder strukturell ist.
Daraus ergibt sich auch die Kennzahl der durchschnittlichen Außenstandsdauer: Forderungen geteilt durch Umsatz, mal Tage. Wer sie kennt, kann über die Wirkung von Skonto, Abschlägen und Mahnlauf überhaupt erst reden.
Teilzahlungen und Zuordnung
Zahlungen müssen auf die Rechnung zugeordnet werden, nicht auf den Kunden. Sonst entstehen Guthaben neben offenen Rechnungen, und das Mahnwesen mahnt bezahlte Beträge. Bei Teilzahlungen bleibt der Rest als offener Posten mit der ursprünglichen Fälligkeit stehen.
Hilfreich ist ein Abgleich der Kontoumsätze mit den offenen Posten, der Betrag, Verwendungszweck und Rechnungsnummer zusammenbringt. Was nicht zugeordnet werden kann, gehört in eine kurze Klärungsliste – nicht in ein Sammelkonto, das niemand mehr aufräumt.