Ein brauchbarer Ablauf
Drei Stufen genügen fast immer: Nach etwa sieben Tagen Überfälligkeit eine freundliche Zahlungserinnerung, nach weiteren zehn Tagen eine Mahnung mit Zinsen und Pauschale, nach weiteren zehn Tagen die letzte Mahnung mit Frist und der Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Danach wird abgegeben, nicht weiter gemahnt.
Eine Mahnung ist rechtlich nicht nötig, um Verzug auszulösen – der tritt bei Unternehmern spätestens 30 Tage nach Rechnungszugang ein. Gemahnt wird, weil es wirkt, nicht weil es muss.
Was verlangt werden darf
Ab Verzug: Verzugszinsen, bei Geschäften zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte. Gegenüber einem Unternehmer zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB). Tatsächliche Kosten wie Porto sind erstattungsfähig, erfundene Bearbeitungsgebühren nicht.
Wichtig ist die Reihenfolge im Betrieb: Vor jedem Mahnlauf wird der Zahlungseingang abgeglichen. Eine Mahnung an einen Kunden, der längst gezahlt hat, kostet mehr Vertrauen als die Forderung wert ist.
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich klagen kann?
Nein. Das ist ein verbreiteter Irrtum. Steht der Kunde in Verzug, kann sofort gerichtlich vorgegangen werden. Drei Stufen sind kaufmännische Übung, keine Voraussetzung.