Zwei Dinge, ein Wort
Im Alltag heißt Gutschrift: Wir haben zu viel berechnet, der Kunde bekommt etwas zurück. Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift dagegen eine Rechnung, die der Empfänger der Leistung selbst ausstellt – etwa beim Handelsvertreter, der seine Provision selbst abrechnet.
Diese Doppelbedeutung ist gefährlich. Ein Dokument mit der Überschrift „Gutschrift", das eine Steuer ausweist, kann als Abrechnung über eine eigene Leistung gelesen werden. Dann schuldet der Aussteller die ausgewiesene Steuer, auch wenn er nie etwas geleistet hat.
Richtig korrigieren
Für eine Korrektur ist der klare Weg eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung: eigene Nummer, Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und Datum, negative Beträge oder ausdrücklich bezeichnete Minderung. So ist erkennbar, dass kein neuer Umsatz abgerechnet wird.
Die ursprüngliche Rechnung bleibt dabei bestehen. Gelöscht oder überschrieben wird nie – das verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung, und eine Software, die es erlaubt, ist das falsche Werkzeug.
Häufige Fragen
Darf ich eine falsche Rechnung einfach löschen?
Nein, wenn sie den Betrieb verlassen oder gebucht wurde. Sie wird durch eine Korrektur mit Verweis auf die Ursprungsrechnung aufgehoben. Nur ein Entwurf, der nie herausgegangen ist, darf verworfen werden.