Der Unterschied zum PDF
Entscheidend ist nicht der Versandweg, sondern die Form der Daten. Ein eingescanntes Blatt und ein PDF-Ausdruck sind elektronisch übermittelt, aber nicht strukturiert: Ein Programm kann daraus nicht ohne Weiteres Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum herauslesen. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn liefert diese Felder als Daten.
Zulässig sind in Deutschland Formate, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen – vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2 in den passenden Profilen.
Empfangen und Ausstellen
Die beiden Seiten werden oft verwechselt. Empfangen können muss ein Betrieb schon heute: Es genügt ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt, und die Fähigkeit, sie zu lesen und revisionssicher abzulegen. Das Ausstellen wird gestaffelt nach Vorjahresumsatz verpflichtend – die Fristen stehen im Ratgeber.
Wer früher umstellt als nötig, hat einen praktischen Grund: Große Kunden verlangen das Format längst, und wer es nicht liefert, wird bei der Ausschreibung aussortiert.