Daten statt Bild
Eine XRechnung ist keine Datei zum Ansehen, sondern ein Datensatz zum Einlesen. Jedes Feld hat einen festen Platz: Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Positionen, Steuersätze, Bankverbindung. Das Empfängersystem liest die Werte direkt ein, ohne dass jemand abtippt oder ein PDF auswertet.
Technisch setzt XRechnung die europäische Norm EN 16931 um und ergänzt sie um deutsche Besonderheiten. Dargestellt wird sie über eine Formatvorlage – ein Betrachter zeigt dieselben Daten als lesbares Blatt.
Wer sie verlangt
Bund, Länder und viele Kommunen nehmen Rechnungen oberhalb geringer Beträge nur noch elektronisch an, meist als XRechnung über ein Eingangsportal. Dazu gehört die Leitweg-ID, die den Empfänger innerhalb der Verwaltung adressiert. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen, auch wenn inhaltlich alles stimmt.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist XRechnung eines der zulässigen Formate; ZUGFeRD ab Version 2 ist das andere. Welches Format der Kunde will, steht in der Regel in seinen Einkaufsbedingungen.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist ein Bild der Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Für den gesetzlichen Begriff der E-Rechnung braucht es ein Format, das maschinell ausgewertet werden kann – XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung gültig ist?
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt einen Prüfdienst bereit, und die Eingangsportale der Verwaltung melden Fehler beim Hochladen zurück. Eine gute Rechnungssoftware prüft die Pflichtfelder bereits vor dem Versand.