Wozu sie da ist
Eine Behörde hat selten eine einzige Poststelle für Rechnungen. Die Leitweg-ID sagt dem Eingangsportal, welches Amt, welche Abteilung und welche Kasse zuständig ist. Sie steht als eigenes Feld in der XRechnung – nicht im Freitext, nicht in der Betreffzeile.
Aufgebaut ist sie aus drei Teilen: Grobadressierung (etwa das Land), Feinadressierung und einer Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Eine falsche Prüfziffer lässt das Portal die Rechnung sofort abweisen.
Wo man sie bekommt
Die Leitweg-ID kommt vom Auftraggeber. In der Praxis steht sie in der Bestellung, im Vergabeschreiben oder im Auftragsschreiben; wenn nicht, fragt man beim Sachbearbeiter nach. Erfinden lässt sie sich nicht.
Sinnvoll ist, die ID beim Kunden zu hinterlegen, statt sie bei jeder Rechnung zu suchen – bei Rahmenverträgen bleibt sie über Jahre dieselbe.