Zwei Fassungen, eine Datei
Der Empfänger sieht ein gewöhnliches PDF und kann es ausdrucken. Im Inneren der Datei liegt zusätzlich ein XML-Datensatz mit denselben Angaben in Feldform. Wer eine Software hat, die ihn liest, bucht die Rechnung ohne Abtippen; wer keine hat, liest das PDF wie immer.
Das macht ZUGFeRD im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen bequemer als XRechnung: Es funktioniert in beide Richtungen, auch wenn der Kunde technisch noch nicht soweit ist.
Versionen und Profile
Als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn gilt ZUGFeRD erst ab Version 2 in den Profilen, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen – üblicherweise das Profil „EN 16931" (früher „Comfort") oder „Extended". Die einfacheren Profile „Minimum" und „Basic WL" enthalten nicht alle nötigen Felder und reichen dafür nicht.
Version 1 ist überholt. Wer noch damit arbeitet, erzeugt Dateien, die technisch gültig sind, aber die Anforderungen an eine strukturierte Rechnung nicht erfüllen.