Was auf jede Rechnung gehört
Das Umsatzsteuergesetz verlangt in § 14 Abs. 4 UStG eine feste Liste von Angaben. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht falsch im Sinne von „erfunden", aber sie taugt nicht als Grundlage für den Vorsteuerabzug. Der Kunde fordert sie dann zu Recht neu an – im schlimmsten Fall Jahre später bei einer Prüfung.
- vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht)
- das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
- der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
- im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, etwa Rabatte oder Boni
Wo es im Alltag klemmt
Drei Angaben fehlen besonders häufig: der Leistungszeitpunkt, der Hinweis bei Steuerbefreiung und eine Leistungsbeschreibung, die mehr sagt als „erbrachte Arbeiten". Die Beschreibung muss die Leistung so bezeichnen, dass ein Dritter sie erkennt – „Montage Heizkörper, 4 Stück, Objekt Musterstraße 3" statt „Material und Arbeit".
Bei Leistungen an andere Unternehmen kommen je nach Fall Zusätze hinzu: der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten bei EU-Geschäften oder der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen an Privatpersonen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung bleibt zivilrechtlich wirksam, der Empfänger kann aber die Vorsteuer nicht abziehen. Er kann eine berichtigte Rechnung verlangen; eine Berichtigung wirkt in vielen Fällen auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück.
Muss der Leistungszeitpunkt immer genannt werden?
Ja. Es genügt der Kalendermonat. Wenn Leistungs- und Rechnungsdatum zusammenfallen, reicht der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" – weglassen darf man ihn nicht.