Die Voraussetzungen
Drei Dinge müssen zusammenkommen: Die Leistung muss für den Betrieb bezogen sein, der Leistende muss Unternehmer sein, und es muss eine Rechnung mit allen Pflichtangaben vorliegen. Fehlt eine Pflichtangabe, entfällt der Abzug – unabhängig davon, ob die Leistung tatsächlich erbracht und bezahlt wurde.
Deshalb gehört die Rechnungsprüfung vor die Zahlung. Nach der Zahlung eine korrigierte Rechnung zu bekommen, ist mühsam; bei einem insolventen Lieferanten unmöglich.
Was nicht abziehbar ist
Ausgeschlossen ist der Abzug bei Aufwendungen, die der Lebensführung zuzurechnen sind, und – teilweise – bei Geschenken und Repräsentation. Bei gemischt genutzten Gegenständen wird aufgeteilt. Wer steuerfreie Umsätze erbringt, etwa Wohnraumvermietung, darf die darauf entfallende Vorsteuer nicht ziehen.
Besondere Vorsicht bei Bewirtung und Reisekosten: Hier ist der Vorsteuerabzug an Formvorschriften gebunden, die in der Praxis oft nicht beachtet werden – etwa die Angabe des Anlasses und der Teilnehmer.