Was je Fahrt festgehalten wird
Bei betrieblichen Fahrten: Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner. Bei Umwegen auch die Route. Private Fahrten werden mit Kilometerangabe vermerkt, Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte als solche gekennzeichnet.
Lückenlos heißt lückenlos: Ein Jahr mit drei fehlenden Wochen wird nicht anerkannt, und dann greift die Ein-Prozent-Regelung – rückwirkend für das ganze Jahr.
Form: gebunden oder manipulationssicher
Anerkannt wird ein gebundenes Buch oder eine elektronische Aufzeichnung, bei der nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sind. Eine Tabellenkalkulation erfüllt das nicht, weil jede Zeile später änderbar ist – das ist der häufigste Grund für die Ablehnung.
Elektronische Fahrtenbücher mit Erfassung über das Fahrzeug nehmen die Arbeit ab, verlangen aber Datenschutz-Sorgfalt: Wer Mitarbeiterfahrzeuge aufzeichnet, verarbeitet Standortdaten von Beschäftigten und braucht eine Rechtsgrundlage sowie die Beteiligung des Betriebsrats, soweit vorhanden.