Was hineingehört
Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Ort und Monat des Erhalts im anderen Mitgliedstaat, das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Abnehmers oder eines Beauftragten. Bei Abholung durch den Kunden zusätzlich die Versicherung, die Ware in das andere Land zu verbringen.
Eine Sammelbestätigung über die Lieferungen eines Quartals ist zulässig – das vereinfacht den Ablauf bei Stammkunden erheblich.
Form und Alternativen
Die Bestätigung darf elektronisch erteilt werden; eine Unterschrift ist dann nicht erforderlich, wenn erkennbar ist, dass sie im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat – eine E-Mail aus seiner Domäne genügt in der Regel. Anerkannt werden außerdem Frachtbriefe, Spediteurbescheinigungen und Versandprotokolle von Paketdiensten.
Praktisch bewährt: ein Formular als PDF, das mit jeder Lieferung mitgeht, und eine Erinnerung im Betrieb, wenn es nach zwei Wochen nicht zurück ist.