Der Weg durch den Betrieb
Erfassen mit Eingangsdatum, prüfen gegen Bestellung und Lieferschein, freigeben, kontieren, zahlen, ablegen. Jeder dieser Schritte darf sichtbar sein; an welchem eine Rechnung hängt, ist die Frage, die man im Betrieb am häufigsten stellt.
Elektronisch eingegangene Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Das heißt: Die Originaldatei bleibt, nicht nur der Ausdruck und nicht nur die ausgelesenen Werte.
Was häufig schiefgeht
Rechnungen liegen im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters statt in einem gemeinsamen Eingang – bei Urlaub sind sie weg. Ein eigener Rechnungseingang je Betrieb löst das. Zweiter Klassiker: Die Vorsteuer wird aus einer Rechnung gezogen, die nicht alle Pflichtangaben hat. Geprüft wird vor der Zahlung, nicht danach.
Dritter Punkt: fehlender Projektbezug. Eine Materialrechnung ohne Projekt landet im allgemeinen Aufwand, und die Nachkalkulation der Baustelle stimmt nicht mehr. Der Bezug gehört bei der Erfassung gesetzt, nicht am Jahresende rekonstruiert.