Täglich, nicht monatlich
Bare Geschäftsvorfälle sind täglich festzuhalten. Das heißt nicht jeden einzelnen Vorgang von Hand – bei einem Kassensystem genügt der Tagesabschluss als Summe mit den Einzeldaten im Hintergrund –, aber der Tag muss abgeschlossen und der Bestand festgestellt sein.
Ein Kassenbestand kann nie negativ sein. Zeigt das Buch einen Minusbestand, fehlt eine Einlage oder eine Einnahme ist zu spät erfasst. Für eine Prüfung ist das ein eindeutiges Zeichen, dass nicht täglich geführt wurde.
Zulässige Formen
Ein gebundenes Buch, ein geordnetes Belegbündel mit Tagessummen oder eine Software, in der nachträgliche Änderungen protokolliert werden. Eine Tabellenkalkulation ist in der Praxis untauglich, weil sich jede Zelle unerkannt überschreiben lässt.
Wichtig ist die strikte Trennung von privatem Geld. Jede Entnahme und jede Einlage gehört als eigener Vorgang ins Buch, mit Datum und Grund. „Der Chef hat sich was rausgenommen" ist der Standardfund jeder Kassenprüfung.