Was im Export steckt
Der Export besteht aus einer Reihe von CSV-Dateien mit festgelegtem Aufbau: Einzelbewegungen je Bon, Bonköpfe, Zahlungsarten, Steuersätze, Stammdaten der Kasse, Kassenabschlüsse und die Signaturdaten der Sicherheitseinrichtung. Dazu kommt eine Indexdatei, die alles zusammenbindet.
Der Zweck ist Vergleichbarkeit: Ein Prüfer kann die Daten jedes Kassensystems mit demselben Werkzeug lesen. Genau deshalb ist das Format streng – Abweichungen im Spaltenaufbau machen den Export unbrauchbar.
Einmal testen, bevor es ernst wird
Der Export sollte einmal im Jahr probeweise erzeugt und geöffnet werden. Erstaunlich häufig stellt sich dabei heraus, dass er fehlt, leer ist oder sich nur für wenige Wochen zurück erzeugen lässt – und das merkt man besser vor der Nachschau als während.
Aufzubewahren sind nicht nur die Exporte, sondern die Daten selbst, über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Beim Wechsel des Kassensystems ist das der Punkt, der geklärt sein muss: Wie kommt man in fünf Jahren noch an die Daten des alten Systems?