Erfassen und abgleichen
Kartenumsätze gehören in den Kassenabschluss, aber nicht in den Barbestand. Sie werden als eigene Zahlungsart erfasst und bilden eine Forderung gegen den Zahlungsdienstleister, bis die Gutschrift auf dem Konto ist – oft am nächsten Tag, bei Kreditkarten auch später und als Sammelbetrag.
Der Abgleich läuft über das Tagesjournal des Terminals gegen die Gutschrift. Hier entstehen Differenzen durch Gebühren, die vom Betrag abgezogen werden – sie gehören als Aufwand gebucht, nicht als Erlösminderung.
Was im Betrieb zu regeln ist
Die Terminalabschlüsse gehören zu den Kassenunterlagen und sind aufzubewahren. Rückbelastungen und Stornos am Terminal müssen zum Kassenvorgang passen; eine Rückgabe ohne zugehörigen Kassenvorgang ist der klassische Weg, auf dem Geld verschwindet.
Bei Trinkgeld über Karte ist die Weitergabe zu dokumentieren. Und bei mehreren Terminals lohnt eine Zuordnung je Kasse – sonst ist bei einer Differenz nicht feststellbar, an welcher Kasse sie entstand.