Prüfbar aufgestellt
Eine Schlussrechnung muss nachvollziehbar sein. Dazu gehört die Gegenüberstellung von beauftragter und erbrachter Leistung, die Nachträge als eigene Positionen und eine Aufstellung der Abschläge mit Datum, Nummer und Betrag. Bei VOB-Verträgen hat der Auftraggeber eine Prüffrist; eine nicht prüfbare Rechnung setzt sie nicht in Gang.
Nach der Schlussrechnung sind weitere Abschläge nicht mehr möglich. Wer etwas vergessen hat, korrigiert über eine berichtigte Schlussrechnung oder – wenn bereits gezahlt wurde – über eine Nachforderung, die begründet werden muss.
Der typische Rechenfehler
Enthält ein Auftrag Positionen mit 19 Prozent und Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet, müssen die Abschläge je Steuersatz getrennt abgezogen werden. Wird nur die Bruttosumme abgezogen, stimmt die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht – und sie ist es, die das Finanzamt interessiert.
Zweiter Klassiker: Abschläge, die gestellt, aber nie bezahlt wurden. Abgezogen wird, was berechnet wurde, nicht was eingegangen ist. Die offene Zahlung bleibt eine Forderung und gehört ins Mahnwesen, nicht in die Schlussrechnung.