Erst anmelden, dann bauen
Die Reihenfolge entscheidet über das Geld: Abweichung erkennen, schriftlich anzeigen, Nachtragsangebot vorlegen, Beauftragung abwarten, dann ausführen. Wer zuerst baut und später abrechnet, trägt die Beweislast dafür, dass die Leistung angeordnet war – und verliert sie häufig.
Im Alltag ist der Druck groß, einfach weiterzuarbeiten, um die Baustelle nicht zu stoppen. Dann gilt mindestens: am selben Tag eine Mail an die Bauleitung mit Beschreibung, Grund und Hinweis auf die Mehrkosten. Eine Mail ist kein Vertrag, aber sie ist ein Beweis.
Preisbildung
Bei VOB-Verträgen wird der neue Preis aus den Grundlagen der Preisermittlung des Vertrags fortgeschrieben – also aus den eigenen Kalkulationsansätzen, nicht aus heutigen Marktpreisen. Deshalb gehört die Urkalkulation aufbewahrt; ohne sie ist eine Fortschreibung nicht belegbar.
Ein brauchbares Nachtragsangebot enthält: Bezug zur Position des Hauptvertrags, Beschreibung der Abweichung, Menge, Einheitspreis mit Herleitung, Auswirkung auf die Bauzeit. Der letzte Punkt wird fast immer vergessen und ist im Streitfall der wertvollste.