Die Dateiarten
D81 ist das Leistungsverzeichnis zur Angebotsaufforderung, D83 das Angebot ohne Preise als Anfrage, D84 das Angebot mit Preisen zurück an den Planer. Daneben gibt es Dateien für Nebenangebote, Kostenanschläge und Auftragserteilung. Neuere Fassungen nutzen XML-Dateien mit der Endung X81, X83 und X84 – Inhalt und Zweck bleiben gleich.
Entscheidend ist, dass die Struktur erhalten bleibt: Ordnungszahlen, Titel, Mengen und Einheiten dürfen nicht verändert werden. Wer Positionen umbenennt oder eigene einfügt, erzeugt eine Datei, die der Planer nicht einlesen kann – und das Angebot wird ausgeschlossen.
Ablauf in der Praxis
Datei einlesen, Preise je Position hinterlegen – aus dem eigenen Katalog oder per Kalkulation –, prüfen, ob jede Position einen Preis hat, Datei zurückschreiben und zusätzlich als PDF beilegen. Nicht angebotene Positionen sind der häufigste Grund für Ausschluss.
Nützlich ist eine eigene Preisdatenbank, die mit den Ordnungszahlen wiederkehrender Auftraggeber verknüpft ist. Dann ist ein 400-Positionen-Verzeichnis in einer Stunde bepreist statt in einem Tag.