Die vier Arten
Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe oder mit dem Kilometersatz bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs. Verpflegung über gesetzliche Pauschalen, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer; die Beträge werden regelmäßig angepasst, deshalb den aktuellen Stand prüfen. Übernachtung gegen Beleg. Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut und Gepäckaufbewahrung gegen Beleg.
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, ist die Pauschale zu kürzen – für Frühstück, Mittag- und Abendessen jeweils um einen festen Anteil. Das ist der Punkt, an dem die meisten Abrechnungen fehlerhaft sind.
Erste Tätigkeitsstätte und Drei-Monats-Frist
Ob eine Reise vorliegt, hängt von der ersten Tätigkeitsstätte ab. Wer dauerhaft derselben Baustelle zugeordnet ist, ist dort nicht auf Reisen. Die Zuordnung sollte im Arbeitsvertrag stehen – sie entscheidet über die Erstattung und über die Lohnsteuer.
Bei längerer Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle entfällt die Verpflegungspauschale nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.