Was hineingehört
Bewerbung und Vertrag samt Änderungen, Nachweise über Qualifikationen und Unterweisungen, Zeugnisse, Abmahnungen, Urlaubs- und Krankheitsübersichten, Lohnunterlagen, Schriftverkehr zum Arbeitsverhältnis. Nicht hineingehören: Diagnosen, Angaben zu Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit außerhalb der Lohnabrechnung, private Informationen ohne Bezug zur Tätigkeit.
Beschäftigte haben ein Recht auf Einsicht in ihre Akte und können verlangen, dass unrichtige Angaben berichtigt werden. Zugriff im Betrieb darf nur haben, wer ihn für seine Aufgabe braucht – bei einer digitalen Akte heißt das: Rechte je Rolle, nicht ein gemeinsamer Ordner.
Fristen und Löschung
Lohnunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres der letzten Prüfung durch die Rentenversicherung aufzubewahren, steuerlich relevante Unterlagen nach den steuerlichen Fristen. Abmahnungen verlieren mit der Zeit ihre Wirkung und sind dann zu entfernen, wenn kein Grund mehr für die Aufbewahrung besteht.
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber werden in der Regel wenige Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht – die Frist orientiert sich an der Klagefrist nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Wer sie länger behalten will, braucht eine Einwilligung.