Was hineingehört
Bestellnummer, Datum, Lieferant, je Position Artikelnummer des Lieferanten, Bezeichnung, Menge, Einheit, vereinbarter Preis, Liefertermin, Lieferadresse – bei Baustellen die Baustelle, nicht der Betriebssitz – und der Projektbezug, wenn das Material einem Auftrag zugeordnet ist.
Der vereinbarte Preis ist das wichtigste Feld: Ohne ihn lässt sich die Eingangsrechnung nicht prüfen, und dann wird bezahlt, was berechnet wird.
Die drei Vergleiche
Bestellung gegen Auftragsbestätigung: Stimmen Preis und Termin? Lieferung gegen Bestellung: Ist angekommen, was bestellt war? Rechnung gegen Bestellung und Lieferung: Wird berechnet, was geliefert und vereinbart war? Wer diese drei Vergleiche macht, findet jedes Jahr Geld.
Offene Bestellungen gehören in eine Liste mit Termin. Ein Material, das zwei Wochen zu spät kommt, kostet mehr als der Einkaufsvorteil, für den der Lieferant gewählt wurde – und niemand merkt es, wenn niemand den Termin verfolgt.