Warum sie sich lohnt
Mündlich zugesagte Aufträge sind wirksam, aber schwer beweisbar. Die Auftragsbestätigung schreibt fest, was gilt: Leistungsumfang, Preis, Termin, Zahlungsbedingungen, Mitwirkungspflichten des Kunden. Genau die vier Punkte, über die später gestritten wird.
Besonders wichtig ist der Umgang mit Abweichungen vom Angebot. Wer stillschweigend etwas anderes bestätigt, als besprochen war, erzeugt Konflikte. Abweichungen werden benannt, nicht versteckt.
Das kaufmännische Bestätigungsschreiben
Unter Kaufleuten gilt eine Besonderheit: Wer ein Bestätigungsschreiben erhält und nicht unverzüglich widerspricht, muss sich am Inhalt festhalten lassen – auch wenn er anderes vereinbart glaubte. Das ist ein starkes Werkzeug und ein Grund, eingehende Bestätigungen aufmerksam zu lesen.
Im Betrieb bedeutet das: Eingehende Auftragsbestätigungen von Lieferanten gehören geprüft und nicht abgelegt. Ein falscher Liefertermin, dem niemand widerspricht, wird zur vereinbarten Frist.