Ohne System läuft es so
- Es gibt keine Beschreibung, wie Belege durch den Betrieb laufen
- Beim Einscannen von Papier fehlt die Grundlage, die Originale zu vernichten
- Bei einem Softwarewechsel ist unklar, wie die Abläufe vorher waren
- Die Prüfung verlangt die Dokumentation – und sie fehlt
So geht es mit ModulHero
- 1
Abläufe beschreiben
Wie Ausgangsrechnungen entstehen, wie Eingangsrechnungen ankommen und freigegeben werden, wie Papier gescannt und behandelt wird.
- 2
Systeme und Rechte
Welche Systeme beteiligt sind, wie Daten zwischen ihnen laufen, wer welche Rechte hat, wie Änderungen protokolliert werden.
- 3
Aufbewahrung und Sicherung
Wie gesichert wird und wie lange welche Daten bleiben – abgegrenzt gegen die steuerlichen Aufbewahrungsfristen.
- 4
Versioniert halten
Mit Datum und dem Hinweis, von wann bis wann welche Fassung galt. Am besten beim Softwarewechsel geschrieben, wenn die Abläufe ohnehin Thema sind.
Steckt in diesen Modulen
Häufige Fragen
Wie umfangreich muss die Dokumentation sein?
Zehn bis zwanzig Seiten genügen, wenn sie die Wirklichkeit beschreiben. Entscheidend ist, dass die beschriebenen Abläufe denen im Betrieb entsprechen.
Hilft die Software dabei?
ModulHero liefert die technischen Bausteine – Festschreibung, Protokoll, Rechte, Aufbewahrung. Die Beschreibung der betrieblichen Abläufe bleibt Sache des Betriebs.