Ohne System läuft es so
- Pläne liegen in fünf Fassungen mit Namen wie „final_v3_NEU"
- Verträge und Fotos sind über Laufwerk, Postfach und Handy verteilt
- Scheidet jemand aus, geht sein Wissen mit seinem Postfach
- Niemand weiß, welche Planfassung die gültige ist
So geht es mit ModulHero
- 1
Am richtigen Vorgang
Dokumente hängen am Kunden oder Projekt, nicht in einem allgemeinen Ordner. Gesucht wird am Vorgang, nicht im Dateibaum.
- 2
Fassungen statt Dateichaos
Jede Version bleibt erhalten, die aktuelle ist gekennzeichnet. „Welcher Plan gilt?" ist damit keine Frage mehr.
- 3
Rechte je Rolle
Wer darf sehen, wer ändern. Verträge sind nicht für alle, Baustellenfotos schon.
- 4
Schriftverkehr sichern
Mails, in denen etwas angeordnet oder zugesagt wurde, gehören zur Akte – nicht in ein Postfach, das mit einer Person verschwindet.
Steckt in diesen Modulen
Häufige Fragen
Ist die Ablage revisionssicher?
Dokumente werden mit Fassungen und Protokoll geführt. Für steuerlich relevante Belege gilt die revisionssichere Aufbewahrung mit Unveränderbarkeit.
Kann ich Papier einscannen und wegwerfen?
In der Regel ja, wenn das Vorgehen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Bestimmte Originale – etwa notarielle Urkunden – bleiben.