Was dazugehört
Angebot und Auftrag, Leistungsverzeichnis, Pläne in den jeweiligen Fassungen, Nachträge, Aufmaße, Bautagebuch, Stundenzettel, Materialbelege, Nachunternehmerunterlagen, Protokolle, Fotos, Abnahme, Rechnungen und der gesamte Schriftverkehr – einschließlich der Mails, in denen etwas angeordnet oder zugesagt wurde.
Der Schriftverkehr ist der Teil, der am häufigsten fehlt und am meisten wert ist. Mails in persönlichen Postfächern sind keine Projektakte: Geht die Person, geht der Nachweis.
Struktur, die durchhält
Eine feste Gliederung für alle Projekte – dieselben Ordner in derselben Reihenfolge – ist mehr wert als eine clevere Gliederung je Projekt. Wer nach drei Jahren etwas sucht, sucht nach Gewohnheit, nicht nach Logik.
Dazu gehören Dateinamen mit Datum am Anfang in der Form Jahr-Monat-Tag. Dann sortiert sich alles von selbst, und „Plan_final_v3_NEU_wirklich.pdf" kommt nicht mehr vor.