Wofür sie gedacht ist
Drei Fälle kommen im Alltag vor: Der Kunde braucht für seine interne Freigabe eine verbindliche Aufstellung, bevor der Auftrag läuft. Eine Sendung ins Ausland braucht ein Wertpapier für den Zoll, obwohl nichts verkauft wird – etwa bei Mustern oder Ersatzteilen. Oder es soll vor der Leistung gezahlt werden, ohne dass schon eine Rechnung entsteht.
In allen Fällen gilt: keine Umsatzsteuer ausweisen und das Dokument klar als „Proformarechnung – keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes" kennzeichnen.
Die Verwechslungsgefahr
Weist eine Proformarechnung einen Steuerbetrag aus, kann sie als echte Rechnung gelten – mit der Folge, dass der Aussteller die Steuer schuldet. Deshalb gehört sie nicht in den Nummernkreis der Rechnungen und bekommt eine eigene Bezeichnung.
Nach der Leistung folgt immer die richtige Rechnung mit allen Pflichtangaben. Die Proformarechnung ersetzt sie nicht, auch wenn der Kunde längst gezahlt hat.