Der Nutzen
Wer einen Stammkunden mehrmals pro Woche belieferte, hätte am Monatsende dreißig Rechnungen – und der Kunde dreißig Buchungen. Die Sammelrechnung fasst sie zusammen: eine Rechnung, eine Zahlung, eine Buchung auf beiden Seiten.
Vereinbart wird der Abrechnungszeitraum vorher. Üblich sind Monat, Halbmonat oder Kalenderwoche.
Was je Position dazugehört
Jede zusammengefasste Lieferung braucht ihr eigenes Leistungsdatum und ihre Bezeichnung. Praktisch wird jede Position mit Lieferscheinnummer und Datum geführt. Allein „Lieferungen im März" genügt nicht – der Leistungszeitpunkt ist Pflichtangabe.
Bei unterschiedlichen Steuersätzen in einer Sammelrechnung muss die Summe je Steuersatz ausgewiesen werden. Das ist der häufigste Fehler, besonders im Lebensmittelhandel mit 7 und 19 Prozent nebeneinander.