Ausgangslage
Belege, Verträge und Nachweise liegen in Ordnern, Angebote entstehen von Hand.
Das lässt sich übernehmen
- laufende Vorgänge als Startpunkt – nicht das ganze Archiv
- Stammdaten der Kunden und Lieferanten, von Hand erfasst oder aus einer Liste
- aktive Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist
Das sind die Grenzen
- Das Papierarchiv rückwirkend zu digitalisieren lohnt selten – besser ab einem Stichtag neu.
- Bestimmte Originale – notarielle Urkunden, Zollbelege – bleiben auf Papier.
- Ohne Verfahrensdokumentation dürfen gescannte Originale nicht ohne Weiteres vernichtet werden.
Die Reihenfolge, die sich bewährt
- 1
Stichtag festlegen
Ab einem Datum entsteht alles digital. Das Alte bleibt im Ordner, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.
- 2
Stammdaten erfassen
Kunden, Lieferanten, Artikel – als Grundlage, damit Angebote und Rechnungen aus dem System entstehen.
- 3
Belege ab jetzt digital
Eingangsbelege abfotografieren oder per Mail erfassen, Ausgangsbelege aus dem System.
- 4
Verfahren beschreiben
Eine kurze Verfahrensdokumentation: wie gescannt wird, wie geprüft, wann Originale vernichtet werden.
Scannen heißt nicht wegwerfen
Papier einzuscannen und die Originale zu vernichten ist grundsätzlich erlaubt – aber nur, wenn das Vorgehen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist gesichert bleibt. Ohne diese Beschreibung ist das Vernichten riskant.
Häufige Fragen
Muss ich mein altes Archiv digitalisieren?
Nein. In der Regel lohnt es nicht, rückwirkend zu scannen. Das Papierarchiv bleibt, bis die Fristen ablaufen; digital wird ab einem Stichtag gearbeitet.