Ausgangslage
Eine eingeführte, aber veraltete Branchensoftware soll abgelöst werden.
Das lässt sich übernehmen
- Kunden-, Artikel- und Lieferantenstammdaten per Export
- offene Posten als Startbestand
- laufende Verträge und Wartungsbestände
- Preislisten und Kataloge
Das sind die Grenzen
- Historische Belege bleiben in der Regel im Altsystem; dort muss der Lesezugriff über die Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
- Eigenheiten des alten Systems – Sonderfelder, interne Codes – lassen sich nicht immer eins zu eins übernehmen.
- Ein vollständiger Export ist bei manchen alten Systemen schwierig; das gehört vor der Kündigung geklärt.
Die Reihenfolge, die sich bewährt
- 1
Export klären, bevor gekündigt wird
Was lässt sich in welchem Format exportieren? Diese Frage entscheidet über den ganzen Umstieg.
- 2
Stammdaten übernehmen
Kunden, Artikel, Lieferanten und offene Posten als Startpunkt.
- 3
Parallel starten
Eine Zeit lang laufen beide Systeme, bis das neue trägt. Dann wird das alte lesend behalten.
- 4
Aufbewahrung sichern
Die historischen Daten müssen über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben – als Export oder durch Weiterbetrieb des Lesezugriffs.
Der Export ist der kritische Punkt
Bei einem Softwarewechsel stolpern Betriebe am häufigsten an einer Frage: Wie kommt man in fünf Jahren noch an die Daten des alten Systems? Das muss vor der Kündigung geklärt sein – ein abgeschaltetes System, dessen Daten man nicht mehr lesen kann, ist ein Problem mit dem Finanzamt.
Häufige Fragen
Werden meine alten Rechnungen übernommen?
In der Regel als PDF am Kunden abgelegt, nicht als neue Belege. Für die Buchführung bleibt das Altsystem maßgeblich; sein Lesezugriff muss erhalten bleiben.