Ausgangslage
Kunden, Artikel, Rechnungen und Stunden stehen in gewachsenen Excel-Tabellen.
Das lässt sich übernehmen
- Kundenadressen aus einer sauberen Tabelle mit einer Zeile je Kunde
- Artikel- und Leistungslisten mit Preis, Einheit und Steuersatz
- offene Posten als Startbestand
- Mitarbeiterstammdaten
Das sind die Grenzen
- Verbundene Zellen, Farben und Formeln kommen nicht mit – nur die Werte.
- Alte Rechnungen bleiben als Beleg im alten Format; sie werden nicht nachträglich zu echten Belegen.
- Mehrere Tabellen mit demselben Kunden in unterschiedlicher Schreibweise müssen vorher zusammengeführt werden.
Die Reihenfolge, die sich bewährt
- 1
Aufräumen vor dem Import
Eine Zeile je Datensatz, eine Kopfzeile, keine verbundenen Zellen. Der Import ist die beste Gelegenheit, Dubletten zu bereinigen.
- 2
Spalten zuordnen und Probelauf
Jede Spalte einem Feld zuweisen, dann als Prüfung laufen lassen: wie viele Datensätze, wie viele Dubletten, welche Zeilen haben Fehler.
- 3
Mit einem Bereich anfangen
Erst Kunden und Artikel, dann die erste echte Rechnung. Nicht alles an einem Tag umstellen.
- 4
Altbestand sichern
Die alten Tabellen bleiben als Archiv, bis das neue System einen vollen Monat getragen hat.
Warum Excel irgendwann zum Risiko wird
Solange eine Firma klein ist, trägt Excel. Mit mehr Belegen, mehr Mitarbeitern und strengeren Pflichten kippt es: Rechnungen lassen sich nachträglich ändern, Nummern doppeln sich, und bei einer Prüfung fehlt die Nachvollziehbarkeit. Der Wechsel ist dann kein Komfort, sondern eine Frage der Ordnungsmäßigkeit.
Häufige Fragen
Kann ich meine Excel-Rechnungsnummern weiterführen?
Ja, der Nummernkreis lässt sich auf dem letzten Stand fortsetzen. Wichtig ist nur, dass ab dem Umstieg keine Lücken und keine Dubletten entstehen.