Ausgangslage
Ein bestehendes Kassensystem soll durch ein neues ersetzt werden.
Das lässt sich übernehmen
- Artikel mit Preisen und Steuersätzen
- Warengruppen
- Kundenkarten und Guthaben, soweit exportierbar
Das sind die Grenzen
- Die alten Kassendaten müssen über die Aufbewahrungsfrist im vorgeschriebenen Format zugänglich bleiben.
- Eine neue Sicherheitseinrichtung muss gemeldet, die alte abgemeldet werden.
- Offene Gutscheine und Guthaben lassen sich nicht immer automatisch übernehmen.
Die Reihenfolge, die sich bewährt
- 1
Altdaten sichern
Den Datenexport des alten Systems im vorgeschriebenen Format erzeugen und sicher aufbewahren.
- 2
Artikel übernehmen
Artikel, Preise und Steuersätze in das neue System einlesen.
- 3
Sicherheitseinrichtung melden
Die neue Kasse mit ihrer Sicherheitseinrichtung ans Finanzamt melden, die alte abmelden.
- 4
Testlauf
Einen Tag Probebetrieb mit Abschluss und Export, bevor es ernst wird.
Die Altdaten sind die Pflicht
Beim Kassenwechsel ist der kritische Punkt nicht der Umzug der Artikel, sondern der Zugriff auf die alten Kassendaten. Sie müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist im vorgeschriebenen Format zugänglich bleiben – auch wenn das alte System längst abgeschaltet ist.
Häufige Fragen
Muss ich die neue Kasse ans Finanzamt melden?
Ja. Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion sind zu melden – mit Art, Seriennummer und Sicherheitseinrichtung. Die alte Kasse wird abgemeldet.