Rechtsstand geprüft am 23.10.2026
Die Pflichten, die jeden treffen
Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, für jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage, Datenschutzhinweise für Kunden und Beschäftigte, Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern, technische und organisatorische Maßnahmen, ein Löschkonzept und Meldewege für Vorfälle: Das gilt auch im kleinsten Betrieb.
Ein Datenschutzbeauftragter ist dagegen erst ab einer bestimmten Zahl von Personen nötig, die ständig mit der Verarbeitung befasst sind. Die Verzeichnis- und Informationspflichten bestehen unabhängig davon.
Wo es im Alltag praktisch wird
Drei Stellen fallen in Prüfungen und Beschwerden auf: Werbung an Kunden ohne Grundlage, Standortdaten von Beschäftigten in Fahrzeugen und Apps, und Fotos von Baustellen oder Veranstaltungen mit erkennbaren Personen. Alle drei brauchen eine Entscheidung vorab, nicht eine Erklärung hinterher.
Hilfreich ist der Grundsatz der Datenminimierung als Arbeitsregel: Was nicht erhoben wird, muss nicht geschützt, nicht beauskunftet und nicht gelöscht werden.
Häufige Fragen
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Nur, wenn ständig eine bestimmte Zahl von Personen mit der Verarbeitung befasst ist oder besondere Datenarten umfangreich verarbeitet werden. Die übrigen Pflichten gelten trotzdem.
Darf ich die Mailadresse vom Kassenbon für Werbung nutzen?
Nicht ohne eigene Einwilligung. Die Adresse aus der Belegausgabe dient dem Beleg, nicht der Werbung.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 23.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall ist Ihr Steuerberater die richtige Adresse.