Rechtsstand geprüft am 20.10.2026
Der Zeitplan in drei Zeilen
Die Umstellung auf die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen läuft in Deutschland seit Anfang 2025. Sie betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – nicht Rechnungen an Privatkunden.
Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen und Ausstellen. Empfangen müssen alle, und zwar sofort. Ausstellen müssen die Betriebe gestaffelt, nach Vorjahresumsatz.
| Ab wann | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze |
| bis 31. Dezember 2026 | alle | Papier weiter erlaubt; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 1. Januar 2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | inländische B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden |
| 1. Januar 2028 | alle übrigen, auch Kleinunternehmer | Ausstellungspflicht ohne Umsatzgrenze |
Eine PDF ist keine E-Rechnung
Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Eine Rechnung, die Sie als PDF per E-Mail verschicken, ist eine elektronisch übermittelte Rechnung – aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Zwischenschritt auslesen kann. In Deutschland sind das zwei Formate: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.x, bei dem dieselben Daten als XML in einer PDF stecken. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Für den Empfänger macht das den Unterschied: Eine E-Rechnung landet mit Betrag, Steuersatz, Fälligkeit und Bankverbindung direkt in der Buchhaltung. Eine PDF muss jemand abtippen oder von einer Texterkennung raten lassen.
Was jetzt zu tun ist
Die Empfangsseite ist die dringendere, weil sie längst gilt. Praktisch heißt das: ein Postfach, in dem E-Rechnungen ankommen dürfen, und ein Weg, aus der XML-Datei eine lesbare Rechnung und einen Buchungssatz zu machen. Wer eine XRechnung heute nur als unleserliche Datei im Anhang sieht, erfüllt die Pflicht formal, verschenkt aber den ganzen Nutzen.
Auf der Ausstellungsseite entscheidet der Vorjahresumsatz, wie viel Zeit bleibt. Wer 2026 über 800.000 Euro liegt, muss ab Januar 2027 ausstellen können. Das ist keine Umstellung, die man im Dezember erledigt: Kundenstammdaten, Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern, Nummernkreise und die Frage, wie die Rechnung zum Kunden kommt, wollen vorher geklärt sein.
- Prüfen, ob Ihr Vorjahresumsatz über oder unter 800.000 Euro liegt – daran hängt Ihre Frist
- Ein Postfach festlegen, an das E-Rechnungen gehen, und es den Lieferanten mitteilen
- Prüfen, ob Ihr Programm XRechnung und ZUGFeRD lesen kann – nicht nur anzeigen
- Prüfen, ob es beide Formate auch erzeugen kann, und ob die Pflichtangaben vollständig gefüllt werden
- Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID je Kunde hinterlegen
- Die Aufbewahrung klären: Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck
Was passiert, wenn man es nicht macht
Ab dem Zeitpunkt, zu dem für Sie die Ausstellungspflicht gilt, ist eine Rechnung im falschen Format keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Für Sie als Aussteller ist das unangenehm; für Ihren Kunden ist es teuer, weil der Vorsteuerabzug an der ordnungsgemäßen Rechnung hängt.
In der Praxis bedeutet das: Ihre Geschäftskunden werden die Umstellung von Ihnen verlangen, bevor das Finanzamt es tut. Wer früher umstellt, hat diese Gespräche nicht.
Häufige Fragen
Muss ich auch an Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. An Privatkunden dürfen Sie weiter Papier oder PDF schicken.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Empfangen: ja, seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme. Ausstellen: ab dem 1. Januar 2028.
Reicht es, die XML-Datei abzuspeichern?
Für die Aufbewahrung ist der strukturierte Datensatz maßgeblich – den müssen Sie unverändert aufbewahren. Ein Ausdruck oder eine PDF daraus genügt nicht.
XRechnung oder ZUGFeRD – was soll ich nehmen?
Beide sind zulässig. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass ein Mensch die PDF ohne Hilfsmittel lesen kann. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig ausdrücklich XRechnung.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 20.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall ist Ihr Steuerberater die richtige Adresse.