Rechtsstand geprüft am 20.10.2026
Worum es geht
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es ist kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums – aber eine, an der sich jede Betriebsprüfung orientiert.
Der Grundgedanke ist einfach: Ein Dritter mit Sachverstand muss Ihre Buchführung in angemessener Zeit nachvollziehen können. Alles Weitere folgt daraus.
Die Grundsätze, übersetzt
Die GoBD nennen eine Reihe von Grundsätzen. In der Praxis laufen sie auf einige wenige Fragen hinaus, die eine Prüferin an Ihre Unterlagen stellen wird.
- Nachvollziehbarkeit: Lässt sich jeder Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung und zurück verfolgen?
- Vollständigkeit: Ist alles erfasst – auch das, was unangenehm ist?
- Richtigkeit: Stimmt, was da steht, mit dem Beleg überein?
- Zeitgerechtheit: Wurde zeitnah erfasst, nicht ein Jahr später aus dem Gedächtnis?
- Ordnung: Findet man etwas wieder, ohne alles zu durchsuchen?
- Unveränderbarkeit: Lässt sich nachträglich etwas ändern, ohne dass man es sieht?
Unveränderbarkeit ist der harte Punkt
An der Unveränderbarkeit scheitern in der Praxis die meisten selbstgebauten Lösungen. Eine Excel-Tabelle erfüllt sie nicht: Man kann eine Zeile ändern, und niemand sieht es hinterher. Dasselbe gilt für ein Rechnungsprogramm, in dem sich eine verschickte Rechnung nachträglich bearbeiten lässt.
Richtig umgesetzt heißt: Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern und nicht löschen. Wer sie korrigieren will, schreibt eine Stornorechnung und eine neue – und beide bleiben sichtbar. Das ist unbequem, und genau das ist der Zweck.
Daran erkennen Sie auch eine Software, die es ernst meint: Sie lässt Sie Dinge nicht tun. Wenn ein Programm Ihnen erlaubt, eine gebuchte Rechnung „schnell zu korrigieren", erfüllt es die Anforderung nicht – unabhängig davon, was auf der Produktseite steht.
Verfahrensdokumentation: der Teil, den alle vergessen
Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Ihre Abläufe und Ihre Systeme funktionieren – von der Entstehung des Belegs bis zur Aufbewahrung. Das ist die Verfahrensdokumentation, und sie fehlt in den meisten Betrieben.
Sie muss kein Konvolut sein. Für einen kleinen Betrieb reichen oft wenige Seiten: Welche Systeme sind im Einsatz, wie kommt ein Beleg hinein, wer darf was, wie wird archiviert, wie wird gesichert. Wichtig ist, dass sie den tatsächlichen Ablauf beschreibt und nicht den gewünschten.
Aufbewahrung
Elektronisch entstandene Unterlagen müssen elektronisch aufbewahrt werden – im ursprünglichen Format. Eine eingegangene E-Rechnung als XML-Datei bewahren Sie als XML-Datei auf, nicht als Ausdruck.
Und sie müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar und auswertbar bleiben. Das ist ein Argument gegen Insellösungen, deren Hersteller es in zehn Jahren vielleicht nicht mehr gibt.
Häufige Fragen
Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe?
Ja. Die Anforderungen sind nach Art und Umfang des Betriebs zu erfüllen, aber es gibt keine Untergrenze, unterhalb derer sie nicht gelten.
Darf ich Rechnungen in Excel schreiben?
Schreiben ja, aber Excel allein erfüllt die Unveränderbarkeit nicht. Für die Buchführung und die Aufbewahrung braucht es ein System, das nachträgliche Änderungen sichtbar macht oder verhindert.
Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten sind?
Das Finanzamt kann die Buchführung verwerfen und schätzen. Eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus.
Brauche ich wirklich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, die GoBD verlangen sie. Für einen kleinen Betrieb genügen oft wenige Seiten – wichtig ist, dass sie den tatsächlichen Ablauf beschreibt.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 20.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall ist Ihr Steuerberater die richtige Adresse.