Rechtsstand geprüft am 23.10.2026
Die Fristen im Überblick
Grundsätzlich gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Abschlüsse und Buchungsbelege, kürzere Fristen für Handelsbriefe. Für Rechnungen galt die Frist lange einheitlich zehn Jahre; sie ist Gegenstand von Gesetzesänderungen, deshalb den aktuellen Stand prüfen.
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege | 10 Jahre |
| empfangene und abgesandte Handelsbriefe | 6 Jahre |
| sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre |
| Lohnunterlagen (sozialversicherungsrechtlich) | bis zur nächsten Prüfung |
Beginn und elektronische Belege
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus Februar 2026 ist bei zehn Jahren also bis Ende 2036 aufzubewahren.
Eine elektronisch eingegangene Rechnung muss elektronisch aufbewahrt werden – im Originalformat, lesbar und auswertbar. Der Ausdruck ersetzt sie nicht. Der kritische Punkt ist der Softwarewechsel: Die Daten müssen weiter lesbar bleiben, als Export oder durch Weiterbetrieb des Lesezugriffs.
Häufige Fragen
Darf ich Papier einscannen und wegwerfen?
Grundsätzlich ja, wenn das Vorgehen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die Lesbarkeit über die Frist gesichert bleibt. Bestimmte Originale – notarielle Urkunden, Zollbelege – bleiben.
Was ist mit den Daten des alten Kassensystems?
Sie müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist im vorgeschriebenen Format zugänglich bleiben – auch wenn das System längst abgeschaltet ist. Das gehört vor der Kündigung geklärt.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 23.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Fall ist Ihr Steuerberater die richtige Adresse.